Precies een maand geleden, op zondag 27 september 2020, is het UBO-register in werking getreden. Vrijwel alle organisaties zijn nu verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben, in dit register in te schrijven. Het doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld en financiering van terrorisme.

Ook stichtingen moeten hun uiteindelijke belanghebbenden (UBO) registeren. Bestaat uw stichting al? Dan heeft u nog tot en met 27 maart 2022 de tijd om aan de registratieverplichting te voldoen.

Richt u een nieuwe stichting op? Dan moet de UBO-registratie binnen acht dagen na de oprichting plaatsvinden. In de praktijk zal dit vaak eerder zijn. Een nieuw opgerichte stichting wordt door de Kamer van Koophandel namelijk pas in het handelsregister ingeschreven als de UBO-registratie is goedgekeurd. Wij verzorgen UBO-registraties voor nieuwe stichtingen en kunnen u ook helpen bij de UBO-registratie van een bestaande stichting.

Wie is de UBO van de stichting?

Een stichting kan een of meer UBO’s hebben. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon.

De UBO’s van een stichting zijn de natuurlijke personen die:

• meer dan 25% van het eigendomsbelang houden in de stichting; of
• meer dan 25% van de stemmen kunnen uitoefenen bij besluitvorming over het wijzigen van de statuten van de stichting; of
• feitelijk zeggenschap kunnen uitoefenen over de stichting.

Het maakt niet uit of u het eigendomsbelang en/of het stemrecht direct of indirect houdt. Als uw belang of stemrecht in totaal meer dan 25% is, dan bent u UBO van de stichting.

Hoe bepaalt het bestuur van de stichting of iemand een eigendomsbelang heeft?

Hiervoor moeten twee bedragen bekend zijn. Eerst moet bepaald worden welk bedrag door de stichting (direct of indirect) aan iemand is uitgekeerd (bijvoorbeeld een gift/donatie). Vervolgens moet dit bedrag worden afgezet tegen het bedrag dat de stichting in totaal voor uitkering beschikbaar heeft. Is de individuele uitkering dan 25% van het totale bedrag? Dan is de ontvanger een UBO.

Of iemand een uitkering van meer dan 25% van het totale uitkeerbare bedrag voor dat jaar heeft ontvangen kan meestal pas achteraf worden bepaald. Vaak is het daarvoor namelijk nodig om eerst de jaarrekening van de stichting op te (laten) maken. Als achteraf blijkt dat iemand wordt aangemerkt als UBO dan moet het bestuur van de stichting dat in het UBO-register aanpassen.

Heeft de stichting geen UBO of is er twijfel?

Het kan voorkomen dat het niet duidelijk is of dat er twijfel bestaat over de vraag wie UBO zijn van een stichting. Ook kan het voorkomen dat er niemand is die uitkeringen van de stichting heeft ontvangen die boven de 25% van het totale uitkeerbare bedrag uitkomen. In die gevallen wordt het zogenaamde “hoger leidinggevend personeel” als UBO aangemerkt.

Als dat het geval is dan moeten alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel als UBO worden ingeschreven. In het UBO-register wordt dan wel vermeld dat iemand uitsluitend is geregistreerd omdat diegene behoort tot het hoger leidinggevend personeel.

In het geval van een stichting worden (alleen) de statutaire bestuurders van de stichting aangemerkt als hoger leidinggevend personeel.

Gevolgen van niet-naleven van de UBO-registratieplicht

Het niet-naleven van de registratieverplichting kan leiden tot stevige strafrechtelijke sancties. Denk hierbij aan een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie (die maximaal EUR 20.750,00 bedraagt) tot hechtenis van maximaal zes maanden (bij overtredingen) of zelfs maximaal twee jaren (bij een misdrijf).

Er kunnen naast deze straffen ook administratieve sancties worden opgelegd. Denk in dit geval aan een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete. Deze sanctiemogelijkheid wordt uitgevoerd door het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst.

Terugmeldplicht notarissen

Voor ons als notariskantoor geldt een zogenaamde terugmeldverplichting. Dat betekent dat wij moeten nagaan of de door u aangeleverde UBO-informatie van de stichting overeenkomt met het register. Is dat niet het geval, dan moet u de UBO-registratie aanpassen. Onjuiste informatie die niet (tijdig) door u wordt aangepast moet door ons worden gemeld bij de KvK. De KvK zal dan een onderzoek naar de registratie instellen en dit aantekenen in het UBO-register.

Extra verplichting voor stichtingen: administreren van alle uitkeringen

Stichtingen hebben kort voor de invoering van het UBO-register er nog een extra (wettelijke) verplichting bij gekregen. Sinds 8 juli 2020 moeten stichtingen namelijk een eigen administratie bijhouden van alle begunstigden die een uitkering krijgen van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een bepaald boekjaar. Het gaat dus om de begunstigden die (bij natuurlijke personen) geen UBO zijn en dus niet al in het UBO-register worden opgenomen. Wel staan deze begunstigden dus in een eigen, intern, register van de stichting.

Let op: deze verplichting geldt dus voor alle begunstigden, dus natuurlijke personen en rechtspersonen.

Omdat sprake is van een intern register is het dus niet openbaar. Het is vooral bedoeld om de fiscale autoriteiten eenvoudiger toegang te geven tot de gegevens over begunstigden van een stichting. Ook deze regeling komt voort uit het tegengaan van witwassen en terrorismefinanciering.

Een stichting hoeft niet meer gegevens te verzamelen over de personen aan wie zij doneren dan dat zij nu al op grond van hun boekhoudverplichting doen. Stichtingen hebben op grond van de wet al een administratieplicht. De verplichting tot het houden van het interne register geldt in die zin als een nadere uitwerking van die administratieverplichting.

Wat moet er worden bijgehouden?

Voor de interne registratie zijn geen specifieke eisen gesteld. De verplichting vloeit voort uit de genoemde wettelijke administratieverplichting die verplicht om "een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend".  Concreet lijkt het bijhouden van naam, adres, het uitgekeerde bedrag en de datum van de uitkering, dus voldoende om aan de verplichting te voldoen. Ook moet het register actueel worden gehouden.

Natuurlijke personen die een uitkering ontvangen van meer dan 25% hoeven niet ook in het interne register te worden opgenomen. Voor hen geldt immers de hiervoor beschreven UBO-registratie.

Wilt u meer weten?

Heeft u behoefte aan advies over uw eigen situatie of wilt u gewoon meer weten? Neem contact op met de specialisten van onze UBO-desk. 

Mail of bel met Mark van Tuijl (kandidaat-notaris) via m.vantuijl@huijbregtsnotarissen.com of 073 – 691 87 87.

Lees ook : De verplichte UBO-registratie is een feit: Huijbregts Notarissen opent UBO-desk