Vanaf 27 september 2020 zijn vrijwel alle organisaties verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben in het zogeheten UBO-register in te schrijven. De verplichting is het gevolg van Europese regels. Doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld en financiering van terrorisme.

Uw organisatie dient u in het register te registeren als u wordt aangemerkt als UBO. In totaal moeten circa 1,7 miljoen reeds bestaande organisaties informatie gaan registreren over hun uiteindelijk belanghebbende(n). Daar heeft u vanaf 27 september 2020 maximaal 18 maanden de tijd voor.

Alle nieuwe organisaties die onder de registratieplicht vallen moeten vanaf 27 september meteen bij de oprichting vaststellen wie hun uiteindelijke belanghebbenden zijn en dit uiterlijk binnen acht dagen na de oprichting registreren.  

Huijbregts UBO-desk

Wij krijgen veel vragen over UBO’s en de aanstaande registratieplicht. Daarom hebben wij vanaf nu een UBO-desk. Hier kunt u terecht kunt met al uw vragen over de UBO. Bijvoorbeeld wie is eigenlijk onze UBO? Hoe bepaal ik dat? En wat moet er worden geregistreerd?

Wat is een UBO?

Een UBO is de uiteindelijk belanghebbende (de ‘ultimate beneficial owner’). Dit is de persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een juridische entiteit (bijvoorbeeld een bv, nv, stichting of vereniging). Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben.

UBO van een bv of nv zijn bijvoorbeeld:

• Personen met meer dan 25 procent van de aandelen;
• Personen met meer dan 25 procent van de stemrechten;
• Personen die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.

Het kan voorkomen dat er niemand meer dan 25% zeggenschap heeft. Er is dan op die grond geen UBO aan te wijzen. In dat geval kunnen de personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel worden aangemerkt als UBO. Met 'hoger leidinggevend personeel' wordt bijvoorbeeld het statutair bestuur van een bv of nv bedoeld. De internationale term voor pseudo-UBO is SMO (senior managing official).

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?

De UBO-registratieplicht gaat gelden voor de volgende organisaties:

• Bv’s en nv’s (niet-beursgenoteerd);
• Stichtingen, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
• Verenigingen (behalve verenigingen van eigenaars);
• Personenvennootschappen (maatschap, vof, en cv);
• Kerkgenootschappen;
• Enkele Europese rechtsvormen (SEs, SCEs en Europees economisch samenwerkingsverbanden);
• Rederijen.

De informatie in het register moet te allen tijde juist en volledig zijn. Als er wijzigingen zijn dan moet u dat doorgegeven. Deze verplichting ligt bij ieder van de bestuurders of degene aan wie de onderneming toebehoort. Op de niet-naleving van de verplichtingen staan zowel bestuursrechtelijke als strafrechtelijke sancties. De boete per overtreding loopt op tot € 20.750,-.

Welke gegevens zijn openbaar?

Het UBO-register wordt gehouden door de Kamer van Koophandel (KvK) en is gedeeltelijk openbaar. Dat wil zeggen dat u meer gegevens (moet) registeren dan die te raadplegen zijn.

De openbare gegevens van de UBO zijn: voor- en achternaam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonplaats en de aard en omvang van het economische belang.

Het openbare deel van het UBO-register is alleen doorzoekbaar op naam van de onderneming of rechtspersoon. Het is dus niet mogelijk om te zoeken op namen van personen die als UBO geregistreerd staan. Aan het opvragen van de openbare gegevens zijn bovendien kosten verbonden.

Afscherming gegevens van de UBO

In onze praktijk krijgen wij veel vragen van ondernemers over anonimiseren. Een ondernemer die wordt aangemerkt als UBO ontkomt vrijwel niet aan registratie. Alleen wanneer sprake is van uitzonderlijke omstandigheden kan een verzoek tot afscherming worden gedaan. Dit is echter alleen mogelijk als de UBO:

• minderjarig is;
• onder curatele of onder bewind staat;
• politiebeveiliging heeft.

Instanties zoals het Openbaar Ministerie, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen wel altijd alle gegevens inzien.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht niet?

Er zijn slechts enkele uitzonderingen op de registratieplicht.  De verplichting geldt bijvoorbeeld niet voor beursgenoteerde vennootschappen (en 100% dochtervennootschappen) en eenmanszaken.

Ook geldt de registratie niet voor publiekrechtelijke rechtspersonen (zoals de Staat, gemeenten, provincies en waterschappen), verenigingen van eigenaars en enkele historische rechtspersonen.

De rol van de notaris

Het UBO-register heeft ook gevolgen voor het notariaat en dus voor onze dienstverlening.

De registratie van de UBO bij een nieuw opgerichte rechtspersoon gebeurt tegelijk met de eerste registratie in het Handelsregister. Een nieuwe juridische entiteit krijgt pas een KvK-nummer toegewezen nadat de UBO is geregistreerd. De inschrijving van nieuwe rechtspersonen wordt veelal door ons verricht.

Voor een deel van de nieuwe inschrijvingen kunnen wij ook de UBO-registratie verzorgen. In enkele gevallen zal dit echter door de oprichter(s) zelf moeten gebeuren. In die gevallen duurt het voortaan iets langer voordat u een KvK-nummer krijgt dan u nu gewend bent.

De uiteindelijke verklaring wie de UBO is (of zijn) blijft altijd de verantwoordelijkheid van de organisatie. Ons kantoor volgt het advies van KNB om niet zomaar UBO-verklaringen ten behoeve van derden af te geven. Ook tekenen wij daarom geen organogrammen af. Wij kunnen immers niet altijd toetsen wie de daadwerkelijke zeggenschap in uw onderneming heeft.

Eigen onderzoeksplicht

Wij hebben als notarissen een eigen onderzoeksplicht naar de UBO('s) van onze klanten. Die verplichting geldt ook bijvoorbeeld voor uw bank, fiscalist en accountant. Als wij vaststellen dat de UBO-informatie van uw organisatie niet overeenstemt met de gegevens in het UBO-register, zullen wij dit aan u melden. Indien de gegevens niet juist zijn geregistreerd dan moet u dat aanpassen. Wij zijn verplicht om onjuiste informatie die niet (tijdig) door u wordt aangepast te melden bij de KvK. De KvK zet dan in het register dat er een onderzoek naar de UBO-registratie plaatsvindt.

Derdenwerking

Het UBO-register heeft geen derdenwerking. Dat betekent dat wij niet zomaar van de juistheid mogen afgaan. Voor onze eigen dienstverlening zullen wij een tweede bron moeten raadplegen. Wij kunnen u bijvoorbeeld vragen om aanvullende informatie aan te leveren.

Meer weten?

Hebt u behoefte aan advies over uw eigen situatie of wilt u gewoon meer weten? Neem contact op met de specialisten van onze UBO-desk.  

Mail of bel met Mark van Tuijl (kandidaat-notaris) via m.vantuijl@huijbregtsnotarissen.com of 073 – 691 87 87.