Een onderneming starten in de vorm van een B.V. is redelijk eenvoudig geregeld. De voorbereidingen voor het ondertekenen van contracten worden genomen, de bedrijfsmiddelen worden (alvast) gekocht, investeringen worden wellicht gedaan, een vestigingsadres wordt gekozen en als sluitstuk worden de notariële akten getekend. De notaris regelt de inschrijving in het handelsregister. Regelmatig komt het voor dat een opgegeven adres op het eerste oog niet te linken valt aan de cliënt. Welke vragen kun je verwachten in dit soort situaties?

Voorop staat dat niet iedere twijfel hoeft te leiden tot een probleem of een discussie. Alvorens een dossier daadwerkelijk wordt opgestart door de notaris, wordt gekeken naar de gegevens die zijn aangeleverd. Naast de branche waarin de B.V. zal optreden, alsmede het soort activiteiten dat zal worden verricht, wordt ook gekeken naar het adres waarop de B.V. dient te worden ingeschreven. Aangezien het inschrijven van de B.V. tot onze werkzaamheden behoort, zijn wij verplicht om goed onderzoek te doen naar een dergelijk adres.

In willekeurige volgorde kijken we allereerst of een cliënt op het opgegeven adres woonachtig is, of reeds op dat adres één of meerdere ondernemingen heeft geregistreerd. Dit bevestigt voor ons een reeds bestaande band tussen cliënt en het adres. Als het antwoord hierop nee is, is het de vraag of de eigenaar van het toekomstige adres toestemming heeft gegeven voor inschrijving van de B.V. op het opgegeven adres. Een dergelijke toestemming kan bestaan uit een mail rechtstreeks verzonden door de eigenaar. Op het moment dat wordt aangegeven dat (een deel van) het pand zal worden gehuurd ten behoeve van de B.V., zullen wij een getekende huurovereenkomst vragen.

Ondanks dat een adres wél kan worden gelinkt aan de cliënt, verzet soms de aard van een vestiging zich tegen directe inschrijving van een onderneming. Denk aan het opgeven van een woonadres voor de vestiging van een restaurant. Het komt veelvuldig voor dat de definitieve vestiging nog aangekocht zal worden, of dat de huurovereenkomst nog gesloten zal worden na verkrijgen van een KvK-nummer. Belemmert dit dan de inschrijving? Zolang wij bij het inschrijven aangeven dat de voorbereidende activiteiten zullen worden verricht vanaf het woonadres, en het vestigingsadres zal wijzigen, is er niets aan de hand. Dit is echter informatie waar wij ons van dienen te vergewissen.

In het kader van onze functie van poortwachter onderzoeken wij vanuit verschillende hoeken een toekomstig vestigingsadres. Wij mogen niet zomaar vertrouwen op mededelingen, uitingen en beloften tot het toezenden van een huurovereenkomst of goedkeuring, op het moment dat wij de B.V. al zouden kunnen inschrijven in het handelsregister.

Hoewel het oprichten van B.V. eenvoudig lijkt, dient van ons uit zorgvuldig te worden gehandeld. Niet alleen in de omgang met uw gegevens, maar ook de correctheid en logica van een opgegeven toekomstig adres.