Hoe fijn zou het zijn om zonder al te veel moeite een besloten vennootschap op te richten en binnen een week te kunnen beginnen met wat jij belangrijk vindt: ondernemen! Steeds meer komt de wens naar voren om niet bij de notaris langs te hoeven komen voor het ondertekenen van een akte. De wetgever haakt hier goed op in. Een wetsvoorstel voor het digitaal oprichten van een bv ligt in het verschiet. Betekent dit het einde van de fysieke ondertekening? Wat zijn voor jou als ondernemer belangrijke aandachtspunten? 

Indien je op dit moment een bv wil oprichten, leg je contact met de notaris om het proces tot oprichting in gang te zetten. Afhankelijk van wat de wensen zijn, zal de notaris of een jurist met jou overleggen over de te volgen route. Dit kan face-to-face zijn, maar ook telefonisch of op kantoor. Persoonlijk contact vinden wij belangrijk. Wij komen graag te weten wie we aan tafel hebben.

Een onderdeel van het persoonlijk contact is volgens de huidige wet- en regelgeving de passeerafspraak. Tijdens een dergelijke afspraak wordt jouw bv  opgericht bij notariële akte. Als oprichter mag je langskomen op kantoor, waar zowel jij als de notaris met pen de akte van oprichting ondertekenen. Het nieuwe avontuur kan dan beginnen! Het lijkt zo eenvoudig.

Toch kan het eenvoudiger voor jou als ondernemer. Stel: je wilt in Duitsland activiteiten ontplooien. Hoe mooi zou het dan zijn om zonder al te veel gedoe daar een bv op te zetten? In de toekomst moet dit mogelijk zijn. Een wetsvoorstel tot het digitaal oprichten van een bv is in behandeling. Inhoud van dit voorstel is dat het voor EU-inwoners mogelijk moet worden om digitaal een bv op te richten via een digitale notariële akte. Dit in afwijking op de regel die nu geldt, de fysieke notariële akte.

Om het gehele proces in goede banen te leiden, zullen procedures en voorschriften worden ingevoerd. Hieronder volgt een kleine greep uit deze voorschriften.

• Ten eerste zal de identiteit van de oprichter(s) goed moeten worden vastgesteld. De notaris zal gebruik maken van een erkend elektronisch identificatiemiddel voor het vaststellen van jouw identiteit. In afwijking van de hoofdregel binnen het wetsvoorstel – alles digitaal, dan wel op afstand – kan hiervan worden afgeweken. Dit kan niet zomaar. Alleen wanneer een specifieke situatie redenen geeft om te vermoeden dat identiteitsfraude wordt gepleegd, zal de aanvrager zich moeten melden bij een nationale autoriteit die bevoegd is om een bepaald gedeelte van de online procedure te behandelen.

• Ten tweede wordt een termijn gesteld voor oprichting. Ondernemers willen maar één ding: zo snel mogelijk aan de slag, waar dan ook. De toekomst bewaakt een tijdslijn. Digitale oprichting moet binnen vijf werkdagen voltooid zijn indien de oprichter(s) een natuurlijk persoon is/personen zijn. Is een rechtspersoon de oprichter, dan wordt een termijn van tien werkdagen gerekend. Deze termijn gaat lopen vanaf het moment dat de notaris van de oprichter alle benodigde documenten heeft ontvangen, of het moment dat de storting van het aandelenkapitaal is gedaan. Gekeken moet worden naar de meest recente gebeurtenis van genoemde momenten. Voor jou als ondernemer is een deadline voor oprichting prettig. Je kan anticiperen op de oprichting en hebt een datum om naar uit te kijken en naar toe te werken.

• Ten derde – en niet onbelangrijk – zal digitale oprichting enkel mogelijk zijn bij bv’s die in contanten worden opgericht. Het inbrengen van aandelen of een eenmanszaak zal zich – vooralsnog  – niet lenen voor het digitaal oprichten van een bv.

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie heeft een platform ontwikkeld voor het digitaal passeren van akten en dit is klaar voor gebruik, zodra het wetsvoorstel wordt doorgevoerd.

Betekent de veranderende wetgeving dat voor oprichting van bv’s de rol van notarissen en adviseurs overbodig zal worden? Nee, want zij zullen een rol blijven behouden. Is het niet ten aanzien van het verlijden van de akte, dan is het wel voor het geven van advies. In de praktijk krijgen wij vaak specifieke vragen ten aanzien van de inhoud van een oprichtingsakte of van het uiteindelijk hebben van een bv. Het is dan prettig en noodzakelijk dat jij antwoord krijgt op al je vragen. Ondertekening vindt pas plaats indien alles helder is bij jou als oprichter. Het contact tussen jou en ons blijft dan ook van belang.

Op dit moment bieden wij natuurlijke oprichters de mogelijkheid om online een bv op te richten. Wij kunnen op basis van huidige wetgeving nog niet met jou digitaal passeren. Wel kunnen we via de telefoon of een videoverbinding met jou de akte doornemen en vragen beantwoorden. Is alles duidelijk? Dan mag je een volmacht ondertekenen. Wij kunnen na ontvangst van de volmacht én jouw akkoord op het concept de akte fysiek passeren.

Meer weten? Neem gerust contact op met onze adviseurs. Zij helpen je graag verder.